Wyposażenie biura krok po kroku – o jakie elementy należy zadbać?

Efektywne biuro to jeden z kluczy do sukcesu. Przestrzeń ma stanowić nie tylko miejsce pracy, ale również otoczenie kreatywności. Od ergonomicznych mebli, przez nowoczesny sprzęt po przytulne dekoracje – każdy element w biurze ma znaczenie. Jeśli jesteś w trakcie aranżacji nowego biura, lub przeprowadzasz remont w starym biurze, to świetnie trafiłeś! Poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki w trakcie wyposażania biura!

Wyposażenie biura – meble i funkcjonalna przestrzeń z metodą 5S

Dobra organizacja miejsca pracy usprawnia i poprawia jakość oferowanych usług – to jedna z kluczowych zasad, które przedstawiają szkoleniowcy wdrażający metody Lean Management. Wyposażenie biura wiąże się z licznymi planami względem ustawienia mebli i sprzętów. Warto dążyć do przygotowania miejsca tak, aby każde narzędzie i dokument miało stałe, określone miejsce. Tak zaplanowaną przestrzeń biurową można uznać za znaczące ułatwienie pracy, szczególnie poprzez usprawnienie procesów zachodzących między pracownikami, katalogowaniem dokumentów i przekazywaniem informacji.

Planując wyposażenie biura, warto spojrzeć na to zadanie, jak na łańcuch powiązań – co będzie niezbędne do wykonania pracy na danym stanowisk i jakie wyposażenie będzie do tego konieczne. Zgodnie z metodą 5S najważniejsze kroki wprowadzania efektywnego porządku w biurze to:

• sortowanie,
• systematyka,
• sprzątanie,
• standaryzacja,
• samodyscyplina.

Wprowadzenie tych zasadach ułatwi przede wszystkim wybór odpowiednich mebli.

Jakie biurka będą najlepsze do pracy i co z krzesłami?

Wyposażenie biura powinno przede wszystkim spełniać zasadę ergonomiczności. Przestrzegając jej ograniczymy, chociażby dolegliwości związane z kręgosłupem. Biurka i krzesła powinny być dopasowane do pracowników, dlatego nie warto oszczędzać na meblach, przy których zatrudnione osoby spędzają większość czasu w pracy. Wyposażając biuro w biurka, najważniejsza jest wysokość – pracownik nie może zbytnio się nad nim pochylać. Za wysokie biurka też nie są dobrym pomysłem, dlatego warto postawić na zakup mebla z możliwością pochylania blatu, oczywiście wykonanego z wysokiej jakości materiałów.

Jeśli chodzi o krzesła biurowe, czy też fotele biurowe, powinny one charakteryzować się dobrze wyprofilowanym siedziskiem i oparciem. Przydatne okazują się także różne sposoby regulacji, w tym możliwość zmiany głębokości siedziska. Krzesło ma jednak na celu przede wszystkim zapewnić podparcie dla ciała użytkownika w odpowiedniej, wyprostowanej pozycji.

Porządek to podstawa, czyli szafki i regały do przechowywania dokumentów w biurze

Przechowywanie dokumentów to nieodzowny element pracy w biurze. Umowy, faktury oraz pozostałe istotne dokumenty wymagają bieżącego segregowania i archiwizacji. Wyposażenie biura może obejmować takie rodzaje szaf i regałów jak:

• szafy żaluzjowe – drzwi chowają się w bokach szafy, dzięki czemu umożliwiają oszczędność miejsca w biurze,
• szafy kartotekowe – jedna z najsolidniejszych opcji zarówno pod względem wytrzymałości, jak i bezpieczeństwa (szafy kartotekowe są wyposażone w centrale zamki),
• szafy roletowe – klasyczne drzwi skrzydłowe zostały zamienione na zwijaną i rozwijaną roletę,
• szafy laboratoryjne – jest to tylko umowna nazwa, ponieważ szafy laboratoryjne to w praktyce przeszklone regały z możliwością zamknięcia na zamek,
• szafy zamykane – doskonale sprawdzą się jednocześnie w przestronnych, jak i mniejszych biurach, bezpiecznie przechowując najważniejsze dokumenty,
• regały biurowe – regały najlepiej sprawdzą się do porządkowania wszystkich pism, fakt i umów, a także do eksponowania ozdobnych akcesoriów lub przydatnych urządzeń.

Wyposażenie biura – sprzęt niezbędny w każdym miejscu pracy

Zaraz po meblach, kolejnym krokiem w wyposażaniu biura jest zakup różnego rodzaju sprzętu komputerowego, telekomunikacyjnego, elektronicznego, czy sprzętu AGD. Co prawda, obecna technologia oferuje tak duże możliwości, że pracownik poradzi sobie również ze samym laptopem i drukarnią, jednak warto zadbać o szerokie wyposażenie biura.

Przydatnym sprzętem mogą okazać się urządzenia wielofunkcyjne, niszczarki do dokumentów, czy dodatkowe routery. Równie niezbędnym sprzętem koniecznym do stworzenia przyjemnej przestrzeni jest dobrej jakości oświetlenie. Nie zapominajmy, że lampy są dostępne w różnej kolorystyce świetlnej. W biurze znacznie lepszym rozwiązaniem będzie zakup lamp o neutralnej lub zimnej barwie.

Jeśli biuro jest większym miejscem, oprócz samego pomieszczenia do pracy, konieczny będzie zakup produktów do sali konferencyjnej, kuchni, czy strefy relaksu. Do listy zakupów dochodzą zatem takie produkty jak lodówka, zmywarka i ekspres do kawy. Pracownicy z pewnością docenią starania o ich wygodę, co będzie skutkować lepszą mobilizacją do pracy.

Przydatne akcesoria biurowe, których nie może zabraknąć

Wyposażenie biura to nie tylko meble i sprzęty, ale również artykuły biurowe, bez których ciężko byłoby wykonać niektóre z czynności. Długopisy, ołówki, a nawet zakreślacze, to elementarne artykuły piśmiennicze, bez których ciężko wyobrazić sobie biurko. Wśród ogólnodostępnych artykułów powinny znaleźć się także takie przedmioty jak papier ksero, karteczki i bloczki samoprzylepne, wkłady do segregatorów, koperty i folie do pakowania. Warto zadbać także o takie rzeczy jak notesy lub notatniki dla pracowników, dzięki którym będą mogli notować najważniejsze informacje otrzymane od klienta lub w trakcie szkolenia.

Wyposażenie biura – spis podsumowujący

Jak możemy zauważyć po powyższych informacjach, wyposażenie biura wcale nie należy do prostych zadań. Oczywiście urządzenie przestrzeni będzie zależało od rodzaju pracy – inne wyposażenie będzie pożądane w biurze podróży, inne w biurze rachunkowym. Jednak całkiem spora elementów będzie stanowić niezbędne wyposażenie w każdym miejscu pracy.

Podsumowując nasz artykuł, do spisu obowiązkowego wyposażenia biurowego z pewnością zaliczymy:

• biurka,
• krzesła,
• pozostałe meble biurowe (szafy, regały, fotele),
• laptopy lub komputery stacjonarne,
• skanery, drukarki lub urządzenia wielofunkcyjne,
• dobrej jakości oświetlenie,
• telefony firmowe (stacjonarne lub komórkowe),
• router WiFi,
• akcesoria biurowe (m.in. teczki, kosze, zegary).

FAQ:

1. Jakie meble kupić do biura?

Niezbędnymi meblami w biurze są takie elementy jak biurka, krzesła, szafy oraz regały. W przypadku biurek warto postawić na modele z regulowaną wysokością i szerokimi blatami. Dodatkowego uroku przestrzeni dodadzą meble w podobnym stylu wykończeniowym, zakupione, chociażby u jednego producenta w sklepie internetowym.

2. Jaki sprzęt powinno się kupić do biura?

Niezbędnymi elementami każdego biura są dobrej jakości komputery stacjonarne lub laptopy, a także drukarka, ksero lub urządzenie wielofunkcyjne. Jeśli biuro będzie miało wyznaczoną strefę relaksu lub kuchnię, konieczne będzie również wyposażenie AGD.

3. Na czym polega metoda 5S?

Metoda 5S to dobra organizacja miejsca pracy poprzez wdrożenie 5 kroków (z ang. 5 steps). Kroki te opierają się na selekcji, systematyce, sprzątaniu, standaryzacji oraz samodyscyplinie. Praktykowanie metody jest fundamentem do tworzenia środowiska pracy sprzyjającego działaniom projakościowym oraz doskonalenia stosunków ludzkich.